【もう困らない】ChatGPTで英文ビジネスメールを秒速作成する方法

「上司への報告メールを英語で送らなきゃ…でもうまく書けない」

「海外のクライアントから返信が来たけど、どう返せばいいのか毎回悩む」

「とにかく時間がない。日本語ですら忙しいのに、英語なんて無理！」

普段の仕事の中でそんな風に思ったことはありませんか？

実はこれは、英語が得意・不得意に関係なく、現代の多くのビジネスパーソンが直面している共通の悩みです。

特に日本の職場環境では、“英語を使わないといけないけれど、毎日英語漬けというわけでもない”という中途半端な英語使用状況が多く、そのたびに英文メールに頭を悩ませる羽目に。

しかも英文メールは、ただ英訳すればいいというわけではなく、

ビジネスマナーを保った丁寧さ
相手を不快にさせない言葉選び
自分の意図を正確に伝える構成
文法ミスのない英文力

といった難しい要素すべてが求められます。

私自身もかつて、Google翻訳とにらめっこしながら一通書くのに30分以上かけていました。。

でも、そんな状況を根本から変えてくれる方法があります。

それが、ChatGPTの活用です。

ChatGPTを使えば、

丁寧で失礼のない英文メールが数秒で完成
何度も使えるテンプレートを簡単に作成
自分で書いた英文をプロのように添削してもらえる

という、まさに“英文メールの悩みを根こそぎ解消”してくれる最強ツールになります。

本記事では、ビジネスシーンで英文メールに時間を取られている方に向けて、ChatGPTを使って「速く・正確に・安心して」英文メールを作成する方法を、テンプレート活用や添削テクニックとともに紹介していきます。

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ChatGPTで英文ビジネスメールを作成する方法
様々なシーンで使えるプロンプト例
注意点｜ChatGPTを使うときに気をつけたい3つのポイント
まとめ

ChatGPTで英文ビジネスメールを作成する方法

ChatGPTを利用して、英文メールを作成する手順は、たった2ステップです。

① 日本語でメールの要点を３〜４行で整理する
② そのまま ChatGPT に「この内容で英文メールを書いて」と依頼する

「一発で作成」と言っても、“自分が何を伝えたいか” を自覚せずにいきなり英語をお願いすると、ニュアンスなどが微妙にズレたメールとなってしまいます。

事前に日本語で骨子をまとめてから渡す──これだけで完成度が爆上がりし、出し戻しの手間もほぼゼロになります。

日本語メモ＋プロンプト例

▼ ChatGPT への指示（コピペOK）

以下の日本語メモの内容で、取引先宛ての丁寧なビジネス英文メールを書いてください。
件名と署名も含め、200語以内でお願いします。
【日本語メモ】
目的：納期を１週間延ばしたい 
理由：部材供給の遅延 
自分：ABC株式会社 △△
相手：取引先（〇〇様） 
トーン：丁寧・謝意を強調 
要望：新納期が可能か確認したい

このような簡単なメモだけでも、ChatGPTでは以下のように適切な英文メールを瞬時に作成してくれます。

▼ ChatGPT 出力例

Subject: Request for Extension of Delivery Deadline

Dear [Mr./Ms.] ○○,

I hope this message finds you well.

I am writing to sincerely apologize and to request your kind understanding regarding the scheduled delivery for [product/service name, if applicable].

Due to an unexpected delay in the supply of necessary components, we are facing difficulties in meeting the originally agreed deadline. We deeply regret this inconvenience and are making every effort to resolve the issue promptly.

In light of the circumstances, we would greatly appreciate it if we could extend the delivery deadline by one week.
Would it be possible to adjust the schedule accordingly?

We understand the importance of the timeline and are truly sorry for this request. We will do our utmost to ensure a smooth and timely delivery with the revised schedule.

Thank you very much for your understanding and support.

Best regards,
△△
ABC Corporation

ChatGPTの実力おそるべしですね…

様々なシーンで使えるプロンプト例

シーン	日本語メモ例	指示一例
見積もり依頼	・新製品Xの価格・納期も確認	「上記メモで取引先に丁寧な見積もり依頼メールを作成」
打合せ調整	・金曜10:00希望・30分	「会議調整の英文メールを、件名付きで」
資料送付	・添付PDFあり・要点P3参照	「資料送付のお礼＋確認依頼の英文メールを」
お礼	・昨日の商談感謝	「商談お礼メール。フレンドリー過ぎないトーンで」
お詫び	・回答遅れ2日・原因：社内承認待ち	「回答遅延の謝罪メールを丁寧に」
リマインド	・来週締切	「締切リマインドの短い英文を書いて」
フォローアップ	・先週メール返信なし	「フォローアップメール。ソフトな催促表現で」
納期確認	・部材納期を確認したい	「納期確認メールを作成」
価格交渉	・10%ディスカウント打診	「価格交渉メール。丁寧＋率直」
確認依頼	・契約書ドラフト確認	「契約書確認依頼メール。件名込み」